Čas - hodnota, která chce správnou organizaci

Čas je fyzikální veličina se kterou ne všichni stejně hospodaříme. Nedá se schovat napříště, zpomalit ani zrychlit, ba ani vypnout. Ale co můžeme, je naučit se s ním správně nakládat. To nám zaručí, že nebudeme vystaveni časovému stresu.

Existují různé druhy času
Z pohledu organizování času je významné jeho dělení na čas, na který máme vliv, tzv., disponibilní čas a čas, na který vliv nemáme. Abychom dokázali účinně organizovat svůj čas, měli bychom se naučit používat pravidlo 80:20. Toto pravidlo říká, že člověk obvykle dosáhne 80% výsledků za 20% času a zbylých 20% výsledků vyžaduje až 80% času. Zajímavé je zjištění, že většina lidí stráví až 80% času prováděním činností, které se jen málo nebo vůbec nevyplatí a které si nikdo nevyžaduje. Na to, abychom svým drahocenným časem neplýtvali, si stačí uvědomit, že nemusíme být za každou cenu perfektní.

Jak si co nejlépe zorganizovat čas?
Při organizaci času hrají nejdůležitější roli tyto zásady:

eliminování
stanovení priorit
efektivní delegování
neodkladné práce
energetický cyklus

1. Eliminování - jedná se v podstatě o vyřazení nepotřebných činností. Je to proces rozhodování o tom, co neudělat, hned na začátku vyřadit činnosti, které není třeba řešit, odmítnout to, co není důležité. Během provádění této činnosti je důležité zvážit, zda výsledek činnosti bude hodný množství vynaloženého času a tedy adekvátní;
2. stanovení priorit - pokud jsme se rozhodli, které činnosti je třeba provést, je důležité stanovit pořadí jejich řešení. To nejefektivnější uděláme podle priority té - které činnosti. Při stanovení priority rozhoduje obsah a termín dané činnosti. Činnosti dělíme na důležité a naléhavé. Důležité činnosti si obvykle nevyžadují okamžité řešení, proto je nezbytné stanovit jim nějaký termín řešení. Naléhavé činnosti naopak nezdrží odklad, je třeba je udělat častokrát ihned. Při stanovení priorit musíme dávat velký pozor na to, aby naléhavé činnosti nevtiskly do pozadí důležité činnosti až do takové míry, že na jejich řešení nám nezbude čas. Proto je vhodné stanovit časovou potřebu pro každou z aktivit a pořadí jejich zpracování (řešení). Netřeba zapomínat na důležitý fakt a to, že na důležitých věcech se má pracovat bez časového stresu.
3. Efektivní delegování - tato zásada hovoří o přenášení své práce na jiné. Této dovednosti je potřeba se učit. Při svěřování je důležité umět se rozhodnout, kterou činnost nemusíme udělat sami, ale můžeme ji přenést na někoho jiného, např. na rodinné příslušníky, děti, manžela, v práci na podřízené. Efektivní delegování nás odbřemení od části práce, šetří náš čas a rozvíjí schopnosti osob, které jsme delegovali. Efektivně delegovat znamená také pověřit jiné osoby takovými úkoly, které jsou podnětné a mají význam. Je důležité naučit se delegovat činnosti na druhé i za cenu, že daná práce bude provedena méně precizně, než bychom ji provedli my sami.
4. Neodkládání práce na později - je dobré zeptat se sami sebe, co můžeme udělat dnes, abychom se vyhnuli např.. časovému stresu v budoucnosti. Téměř každou práci, činnost je třeba udělat v nějakém termínu, proto bychom ji neměli odkládat ani z důvodu, že je nudná, nechce se nám, nemáme na ni zrovna čas. Tento problém snadno vyřešíme, pokud si stanovíme hodinu denně na činnosti, které bychom nejraději odložili, neudělali je a určíme si jejich termín tak, aby časově předjížděl termín stanovený na ukončení či předání dané práce, činnosti.
5. Energetický cyklus - každý z nás má "svou část dne", čas, kdy dosahujeme nejvyšší výkon, výsledky se nám dosahují snadno, je to naše energetické maximum. Čas našeho energetického maxima bychom měli znát. V tomto čase bychom měli provádět nejdůležitější práce a činnosti, které vyžadují paměť, maximální koncentraci, rozhodnost. V době snížené výkonnosti bychom měli provádět práce, které jsou méně náročné a nevyžadují tolik energie jako činnosti důležité. Špatné využívání času může vyústit do stresů, frustrace a nakonec až k poškození zdraví.

Čím mohou být způsobeny ztráty času?

Ztráty času mohou být způsobeny námi samými - pokud si čas ale i svou práci organizujeme špatně, nejsme k dané činnosti dostatečně motivovaní a tedy nemáme o ni velký zájem, pokud nejsme schopni říci "ne" a druzí nás tak snadno přesvědčí i k provedení práce za ně, pokud trpíme pocitem vyhasnutí a cítíme se vyčerpaní, pokud jsme přehnaní perfekcionisté, i když si to situace ani daná činnost nevyžaduje či pokud hledáme jakýkoli jiný způsob, jak se dané činnosti vyhnout (drbání, telefonáty, úklid, jiná práce ...).
Ztráty způsobené prostředím - neohlášené a neočekávané návštěvy, telefonické rozhovory, čekání na někoho, rušivé prostředí, které nám nedovoluje soustředit se na danou činnost.
Klíčovými příčinami nedostatku času jsou především nedostatek znalostí a dovedností jak svůj čas řídit a organizovat, ale i škodlivé názory, předsudky či pevně zakořeněné zlozvyky.

Pokud chceme, aby se čas nestal naším nepřítelem, naučme se ho správně plánovat a organizovat
Chce to trochu snahy, ale není to nereálné. Vyberme si 2 - 4 činnosti, které chceme přes den udělat a snažme se přitom nerozptylovat zbytečnostmi, neodvracejme svou pozornost od naplánované aktivity a věřme si, že tyto aktivity dokážeme včas provést. V neposlední řadě si představme, jak se budeme cítit, jaký budeme mít pocit, když se nám to podaří. Správným organizováním svého času budeme mít dostatek času na relax, odpočinek i naše koníčky.